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    基于互動式檔案信息服務模式的數字檔案館建設

    發布時間:2020-05-26 09:26:56

    導語:隨著社會需求的日益變化,數字檔案館的競爭環境更加復雜,以用戶為中心的互動式檔案信息服務建設將是未來關注的重點。

    隨著信息技術和Web2.0交互式服務的發展,數字檔案館建設在關注技術運用與模型構建、資源建設的同時進一步強調用戶交互建設與信息資源服務,互動式檔案信息服務模式應運而生??v觀國內外相關研究,數字檔案館是國內外研究的重點,而在互動式檔案信息服務方面,國外的研究更加豐富。隨著社會需求的日益變化,數字檔案館的競爭環境更加復雜,以用戶為中心的互動式檔案信息服務建設將是未來關注的重點。國外學者對數字檔案館的研究主題集中于專題數字檔案館建設、數字檔案館系統建設、數字檔案館資源研究等方面。美國、英國、加拿大和澳大利亞4國數字檔案館建設起步較早,在資源建設、資源服務、信息安全和用戶交互等互動式服務建設方面具有較高的參考與研究價值。因此,本文從資源建設、資源服務、信息安全和用戶交互4個方面入手,對美國、英國、加拿大和澳大利亞4國的國家檔案館互動式檔案信息服務建設進行對比分析,并基于此提出應采取擴大館藏資源豐富性、提高檢索服務便捷性、加強版權隱私監管度和加強交互服務人性化管理4項措施,以期為我國數字檔案館建設帶來啟示。

    互動式檔案信息服務模式下的數字檔案館建設的現狀

    (一)資源建設

    美國國家檔案館、英國國家檔案館、加拿大國家圖書檔案館和澳大利亞國家檔案館館藏資源豐富。

    在欄目版塊建設方面,一般分為4至5個一級欄目,內容主要涉及館藏介紹、訪問參觀、公眾服務和特色資源介紹等,涵蓋了數字檔案館建設的重點方面,用戶可根據需求直接進入相應的版塊窗口;在資源內容方面,主要涵蓋國家建設、人文歷史、軍事戰爭和經濟貿易等方面,檔案館從教育資源和活動資源兩方面進行資源整合,結合公眾需求,形成滿足師生群體和用戶群體的課程內容以及“線上”“線下”活動,進一步增強公眾對檔案的認識與了解;在檔案資源形式方面,包括文本、圖像、音頻、視頻等形式,多以文本和聲像檔案素材為主,強調對重要歷史事件、關鍵人物、特色項目和檔案活動等內容的簡介,多采用文字介紹、圖片介紹、視頻參考、文字配圖片介紹等形式。

    (二)資源服務

    資源服務是檔案機構向用戶提供的有關檔案信息的服務,在數字檔案館建設中,資源服務主要體現為專題資源服務和檢索查詢服務兩方面。

    專題檔案展現了一個國家的特色資源,是對某一主題檔案資源系統進行整合后的產物。美國國家檔案館收錄了空軍、陸軍、海軍陸戰隊、海軍和海岸警衛隊等軍隊檔案,并設置了軍事檔案版塊與退伍軍人家譜檔案,內容豐富,記載詳細具體,為公眾了解軍事專題和研究軍事檔案提供了重要素材。加拿大國家圖書檔案館與澳大利亞國家檔案館設置了家譜和家族檔案,包含人口普查、移民、土地登記等內容,公眾可使用地點、名稱等關鍵詞進行查詢。此外,英國國家檔案館與美國國家檔案館通過資源整合形成了多樣化的教育資源。如,英國國家檔案館在“教育”欄目中將檔案資源按時間劃分為8個階段,包括193個主題,含168個課堂資源和25個授課資源。這些檔案資源可作為教學課程和在線資源直接在課堂上使用,為教學研究提供了豐富的素材,使師生可以充分利用檔案開展學習和研究。

    檢索查詢是公眾快速查找所需檔案資源的重要工具,提升檢索窗口的便捷性與檢索結果的查準率、查全率是資源建設的重要部分。4個檔案館均設置了“一站式”檢索、個性化檢索、基本檢索和高級檢索服務,建設情況各具特色。在“一站式”檢索方面,4個檔案館的“一站式”檢索窗口均設置于檔案館網站首頁,用戶可直接在檢索框中輸入關鍵詞進行查詢,“一站式”檢索簡捷方便,具有直接性與便捷性。在個性化檢索方面,4個檔案館均設置了A—Z首字母檢索,將所有資源按名稱首字母進行排序。此外,在受眾對象分類檢索方面,美國國家檔案館按照公民、聯邦工作人員、學者、國會人員等進行劃分,英國國家檔案館按照教師、學生和特殊教育人士進行劃分,加拿大國家圖書檔案館將資源按照傳記、數據庫、數字化、電子收藏、專題指南和虛擬展覽幾大類進行劃分,分類清晰,檢索便捷。在基本檢索與高級檢索中,各國也略有不同。例如,美國國家檔案館僅有單一檢索框,英國國家檔案館、加拿大國家圖書檔案館和澳大利亞國家檔案館除檢索框外還設置了一至兩個篩選項;在高級檢索中,英國國家檔案館和加拿大國家圖書檔案館將檢索詞分為“所有詞”“精確詞”“含有詞”3種,澳大利亞國家檔案館還提供了“名字檢索”“圖片檢索”兩種方式用于家族檔案與聲像檔案的查詢,與專題研究相關聯。

    (三)信息安全

    不同于圖書、報紙等出版物,檔案具有保密性與特殊性,因此在數字檔案館建設中,在檔案的開放、下載以及利用環節都需要注意版權保護與權限管理。美國國家檔案館、英國國家檔案館、加拿大國家圖書檔案館和澳大利亞國家檔案館在建設中均具有較強的信息安全維護意識。在數字檔案館建設過程中,4個檔案館均設置了隱私聲明和版權聲明,用戶訪問特定館藏時需要進行賬戶登錄,訪問過程中也會記錄保存用戶訪問的瀏覽器和操作類型、訪問時間、IP地址、搜索術語等。澳大利亞國家檔案館在隱私聲明中還對檔案館藏進行特別強調,聲明檔案需要根據相關檔案法進行管理,非允許情況下只能查詢部分網站上已公開的檔案資源,并記錄賬號等訪問信息。

    (四)用戶交互

    數字檔案館在Web2.0與社交媒體發展背景下更加強調社會公眾的參與及反饋,一方面可以充分了解社會公眾對檔案信息化建設的需求,提升社會公眾對檔案信息化建設的認同感與參與度,另一方面可以推動檔案部門及時地改善數字檔案館建設,以更好地滿足社會需要。

    美國國家檔案館、英國國家檔案館、加拿大國家圖書檔案館和澳大利亞國家檔案館考慮到用戶交互的需求,在檔案館建設中設置了“聯系”和“反饋”欄目,用戶可在相應界面提出對檔案館建設的意見。此外,4個檔案館還提供了館址、開放時間、電話、郵箱、博客等聯系方式,用戶可通過相應途徑進行參觀預約和需求反饋。

    此外,4個檔案館充分利用社交媒體與用戶進行“線上”實時互動。通過社交平臺,用戶可及時了解檔案館的最新信息,遠程瀏覽相關檔案素材并進行評論。其中,美國國家檔案館社交媒體互動建設發展較好,共關聯了184個社交平臺進行用戶反饋和信息推送,具有較強的互動性與交流性。

    互動式檔案信息服務模式下數字檔案館建設的啟示

    (一)深入挖掘資源,提高內容豐富性

    豐富的檔案資源是多元化建設的基礎,加大檔案資源整合力度對于挖掘檔案的知識價值、提升檔案資源的多樣性具有重要意義。4國的國家檔案館對其豐富的館藏資源進行了大量整合歸納,利用信息化技術對檔案資源進行數字化開發,內容涵蓋了戰爭、帝國歷史、人文社會、信息標準等不同主題,檔案資源豐富,服務內容多樣。

    因此,應加大對不同類型檔案資源的整合與開發力度。一方面,要整合與歸納已公開或超過保密期限可公開且待開發的檔案資源,增加可利用檔案資源的豐富度,充分發揮檔案的知識價值、歷史價值和教育價值。另一方面,應增強對目前已開發檔案資源的整合力度,將檔案資源與數字檔案館建設結合起來,按照相應的版塊和專題對檔案資源進行歸納整理,使檔案資源不只停留于展覽展示層面,還能形成多種專題或活動項目。如,英國國家檔案館的“教育”欄目建設以及加拿大國家圖書檔案館和澳大利亞國家檔案館的家庭檔案專題,既能加深對數字檔案資源的研究,使公眾可以在瀏覽檔案資源的同時增加對檔案憑證價值、歷史價值的認識,又能促進公眾對檔案資源的利用。

    (二)完善檢索機制,提升查詢便捷性

    檢索是數字檔案館建設的重要部分,檢索途徑設置的完善性影響了用戶在線獲取數字資源以及館藏檔案的準確性與便捷性。美國國家檔案館、英國國家檔案館、加拿大國家圖書檔案館和澳大利亞國家檔案館充分運用“一站式”檢索、個性化檢索、基本檢索、高級檢索等方式,為用戶提供了便捷高效的檢索途徑,其建設經驗具有借鑒意義與研究意義。

    因此,應進一步完善數字檔案館中檢索查詢功能的建設,一方面提高檢索信息的準確度、查準率,另一方面建立多樣的檢索途徑和檢索方式。用戶需求不同,檢索方式也有差異。要針對不同受眾整合相應的檔案資源,使公眾可以根據自身需求進行查詢,增強信息資源服務的針對性,使其更加人性化。在高級檢索中,也應采用多種檢索項,如關鍵詞、文件號、卷號、日期等,降低檢索門檻,提高檢索的受眾范圍。此外,還可建立檢索反饋機制,及時了解用戶對檢索平臺的使用感受,使數字檔案館建設更大程度地滿足用戶需求。

    (三)注重隱私聲明,加強版權監管度

    數字檔案館建設十分注重信息安全與內容安全,防止保密信息的泄露和版權的竊取等。檔案資源公開與版權保護間的平衡關系是近年來數字檔案館建設中的熱點問題,一方面,檔案資源具有一定的隱私性,作為原始記錄具有巨大的憑證價值,且在數字化建設過程中,數據的真實性與完整性容易受到影響;另一方面,檔案作為文化資源的重要組成部分,具有開放利用的需要。美國國家檔案館、英國國家檔案館、加拿大國家圖書檔案館和澳大利亞國家檔案館均具有較好的版權意識與信息維護意識,設置了登記入口,并對訪客信息進行管理,一定程度上降低甚至規避了信息竊取或泄露的風險。

    檔案部門應進一步加強對檔案館藏版權的維護意識,一方面加強賬戶登錄端的管理,對重要的檔案加以管理,確保登錄后才能借閱、下載和進行實體借閱;另一方面加強對檔案素材轉載、下載、復印的管理,嚴格按照檔案館要求進行相關服務。此外,還應加強對版權隱私的聲明,嚴懲竊取信息或惡意篡改信息的行為,加強信息安全管理。

    (四)增強用戶交互,提升資源推廣性

    檔案資源整合、編研與開發利用的主要目的在于更好地滿足社會公眾的檔案需求。因此,在數字檔案館建設和檔案信息資源開發工作中應充分了解用戶需求與反饋信息。

    在數字檔案館建設中,應加大用戶反饋機制建設,如設立在線反饋、郵箱留言等功能,充分了解用戶需求,使數字檔案館建設更好地滿足社會公眾需求。其次,應提升數字檔案館對社會公眾的吸引力,充分利用社交媒體推出公眾感興趣的檔案內容,如美國國家檔案館、英國國家檔案館利用推特等社交平臺推廣檔案內容,讓公眾快速了解檔案信息,并與相關檔案機構管理人員通過社交平臺進行交流咨詢。此外,應豐富數字檔案館資源建設形式,可采用暑期項目活動、“線上”“線下”主題交流等形式,增強用戶對檔案資源的認識以及對檔案資源建設的參與度,增強用戶的交互性,擴大資源的推廣范圍。

    數字檔案館將傳統的檔案資源形成的數字資源以及原生數字資源相整合并加以平臺化建設,大大改善了傳統檔案館背景下檔案整理與開發利用方面的不足,并進一步結合Web2.0背景實現了用戶互動性服務,滿足了用戶在線查檔、在線預約、資源挖掘、專題建設研究等方面的需求。目前,數字檔案館建設研究日益向智能化方向發展,對檔案內容資源、檢索查詢、信息安全以及用戶交互的要求也進一步提高。在未來的數字檔案館建設中,我國檔案工作者應結合我國國情、借鑒不同國家建設經驗,使數字檔案館建設更加完備,并能在智能化與信息化建設浪潮中穩步推進。

     

        原載于《中國檔案報》2020年5月7日 總第3521期 第三版


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